К основному содержимому

Интеграция с ЕГАИС

Как передавать данные из Restik в ЕГАИС через интеграцию с DocsInbox о продаже чистого алкоголя, коктейлей, пива и пивных напитков?

Олег avatar
Автор: Олег
Обновлено на этой неделе

Что такое ЕГАИС

Все юридические лица, которые участвуют в обороте алкоголя — производители, поставщики, рестораны и другие организации, — обязаны фиксировать каждое движение алкогольной продукции в Единой государственной автоматизированной информационной системе (ЕГАИС). Основная задача ЕГАИС — контроль производства, оборота и реализации алкогольной продукции на территории России.

Какой алкоголь контролируется ЕГАИС?

Краткий ответ: весь.

Но формы контроля различаются:

  • Пиво и пивные напитки (пиво, сидр, медовуха и т.п.)
    Учет ведётся в формате объемно-сортовой отчётности — то есть фиксируются объёмы и виды продукции, без поштучного сканирования.

  • Крепкий алкоголь (вино, водка, коньяк, текила и др.)
    Контроль осуществляется через акцизные марки. Для большинства операций требуется сканирование марок, а учёт ведётся вплоть до каждого пролива алкоголя.

Как именно ЕГАИС контролирует?

Для ресторанов обязанности в рамках ЕГАИС сводятся к следующим пунктам:

  • Регистрация в системе — ресторан должен быть подключён к ЕГАИС.

  • Учёт приёмки алкоголя — каждая поставка фиксируется в системе.

  • Учёт списаний алкоголя — необходимо отражать продажу и списание продукции.

  • Сдача алкодекларации — регулярная отчётность о движении алкоголя.

Приёмка алкоголя

Поставщик формирует и отправляет через ЕГАИС алкогольную накладную.

Как происходит приёмка крепкого алкоголя:

  1. В накладной зашифрованы все акцизные марки крепкого алкоголя, который поставщик отгружает ресторану.

  2. Ресторан сканирует все акцизные марки крепкого алкоголя или штрихкод коробки.

  3. После сканирования подтверждает поставку и отправляет в ЕГАИС отчёт.

Как происходит приёмка пива и пивных напитков:

  1. Накладная содержит наименования, количество бутылок и их объем, реквизиты производителя.

  2. Ресторан сопоставляет товар, который приехал, с тем, что написано в накладной.

  3. Ресторан составляет акт приемки и отправляет его в ЕГАИС.

Закон даёт ресторану 24 часа с момента фактической приёмки на отправку отчёта (без выходных и праздников).

Списание и реализация алкоголя

Ресторан обязан отчитываться о любом списании алкоголя. Частный случай списания — реализация.

Что считается реализацией?

  • Факт вскрытия бутылки (например, для коктейлей или бокалов вина).

  • Факт продажи клиенту порции алкоголя или целой бутылки.

С 1 июля 2024 года введено обязательное порционное списание крепкого алкоголя.

Как списывается алкоголь:

  • Крепкий чистый алкоголь (один вид алкоголя без добавок и других ингредиентов) — списывается при расчёте гостя по кассе. Списание происходит в момент формирования фискального чека — информация о марке бутылки и количестве алкоголя в миллилитрах отправляется в ЕГАИС через УТМ. На кассе распечатывается QR-код ЕГАИС, который нужно выдавать клиенту вместе с фискальным чеком. Отсканировав этот QR-код, гости смогут убедиться в легальности алкоголя.
    ​

  • Крепкий алкоголь в составе коктейля, настойки, блюда или заготовки — списание в ЕГАИС проводят в течение суток по актам списания с основанием «Использовано для приготовления коктейлей (блюд)». В акте необходимо указать количество миллилитров каждого пролитого алкоголя и марки бутылок, из которых пролили алкоголь. В кассовом чеке отображается только название проданного коктейля, как и при обычной продаже. В этом случае не нужно печатать дополнительный QR-код и выдавать его вместе с фискальным чеком.
    ​

  • Пиво и пивные напитки (пиво, сидр, медовуха и т.п.) — в момент продажи кассир просто формирует обычный чек, как на любой неалкогольный товар. Данные о реализации не попадают в ЕГАИС через кассу, как это происходит с крепким алкоголем. Списывать пиво нужно через акты списания в ЕГАИС. В актах списания указывают причину, например «Реализация». Количество реализованной продукции вы сможете смотреть в отчетах продаж.

Алкодекларация

Алкодекларация — это полный отчёт о всех движениях алкоголя за квартал.

Сроки сдачи

  • Декларация подаётся ежеквартально.

  • У ресторана есть 20 дней после окончания квартала.

  • Крайние сроки: 20 января, 20 апреля, 20 июля, 20 октября.

Сложность подготовки

  • В среднем бухгалтер тратит до 3 рабочих дней без автоматизации.

  • В декларации фиксируются все операции: закупки, продажи, возвраты, списания и т.д. по каждой позиции.

  • Итоговый документ — это фактически огромная таблица Excel.

  • Сдать декларацию можно:

    • лично (бумажный документ),

    • или онлайн — с электронной подписью.

Основные сложности

Работа с ЕГАИС создаёт для ресторанов целый ряд сложностей:

  • Регистрация и настройка системы — нужно подключиться к ЕГАИС и постоянно поддерживать корректную работу.

  • Приёмка алкоголя — если сканер не мобильный, приходится физически переносить бутылки к устройству.

  • Жёсткие сроки — на подтверждение приёмки и списания даётся всего 24 часа, без учёта выходных и праздников.

  • Риск ошибок и потерь — бутылки могут разбиться, потеряться или быть перепутаны, что ведёт к некорректным отчётам.

  • Алкодекларация — трудоёмкий процесс, требующий времени и внимания бухгалтера.

Решение Restik + DocsInBox

Интеграция с ЕГАИС в Restik реализована через сервис DocsInbox и позволяет:

  • списывать крепкий алкоголь и коктейли без ручного сканирования марок на кассе;

  • автоматически формировать и отправлять акты списания в ЕГАИС;

  • упрощать инвентаризацию и выравнивание остатков;

  • готовить и отправлять декларации за несколько минут;

  • корректировать списания при возвратах и изменении чеков автоматически.

DocsInbox — это сервис для ресторанов и кафе, который позволяет вести электронный документооборот с поставщиками и работать с ЕГАИС и «Меркурием».

  • Подключение и использование интеграции в Restik — бесплатное.

  • Сервис DocsInbox является самостоятельным продуктом и работает по модели подписки. Оплату за использование DocsInbox вы вносите напрямую в DocsInbox, а не в Restik. Стоимость зависит от выбранного тарифа и набора функций (например, только накладные, или полный пакет с ЕГАИС и «Меркурием»). Ознакомиться с актуальными тарифами можно на сайте.

Подробнее о DocsInbox

DocsInbox является официальным партнёром системы ЕГАИС и предлагает:

  • Настройку работы УТМ.

  • Интеграцию с Restik для автоматического списания алкоголя при продаже на кассе.

  • Обучение работе с ЕГАИС.

  • Простые процессы приёмки и списания.

  • Гарантию корректной отчётности в ЕГАИС.

  • Автоматическое формирование и сдачу алкодекларации.

  • Удобный и понятный интерфейс.

  • Постоянную техническую поддержку.

Преимущества

Для владельца бизнеса:

  • Не нужно вникать в работу с ЕГАИС.

  • Исключены штрафы и ошибки отчётности.

Для бухгалтера:

  • Чёткий и корректный учёт алкоголя в ЕГАИС.

  • Полная прозрачность при формировании отчётности.

Для управляющего:

  • Обслуживание гостей становится быстрее.

  • Нет необходимости переучивать барменов.

Для бармена:

  • Не нужно переучиваться и думать про сканирование в момент расчёта.

  • Достаточно один раз отсканировать бутылки при выносе в бар.

  • При добавлении алкоголя в заказ Restik POS автоматически отправит их в DocsInBox, который сам определит нужную марку и отправит её в ЕГАИС.

Итог: процессы приёмки и списания становятся быстрыми, прозрачными и удобными для всех участников.

Как начать работу с ЕГАИС в Restik

  1. Если вы ещё не работаете с DocsInbox, оставьте заявку на подключение по ссылке. После этого с вами свяжется менеджер DocsInbox. Обязательно укажите, что подключаете ЕГАИС через Restik — это позволит настроить интеграцию по правильному сценарию.

  2. Подключите интеграцию Restik с DocsInbox.
    В этот момент Restik загрузит все ваши позиции меню и их составы в DocsInbox.
    ​

  3. В личном кабинете DocsInbox проведите сопоставление позиций меню Restik и алкоголя в ЕГАИС. Это нужно для определения какие позиции являются алкогольными, какие из них — чистый алкоголь, а какие — коктейли.
    ​

  4. Убедитесь, что у вас установлена последняя версия приложения Restik POS, которая поддерживает интеграцию с DocsInbox: для iOS версия 2.54 и выше, для Android — 1.24 и выше, для Эвотор — 1.7 и выше.
    ​

  5. Чтобы списание алкоголя в ЕГАИС происходило корректно, убедитесь, что все алкогольные позиции в меню Restik настроены правильно:

    • Тип позиции:

      • Все алкогольные позиции должны быть созданы с типом «Блюдо».

    • Состав блюда:

      • Алкоголь указывается как ингредиент.

      • Единица измерения ингредиента — миллилитры (мл).

    • Модификаторы:

      • Модификаторы не поддерживаются DocsInbox.

      • Если ранее для алкогольных позиций были подключены модификаторы (например, выбор объёма или количества шотов), их необходимо отключить.

      • Алкоголь нужно переносить в состав блюда через техкарту, а не через модификаторы.

    • Примеры настройки:

      • Чистый алкоголь:

        • Позиция меню: «Шот виски»

        • Состав: ингредиент «Виски», единица измерения — миллилитры, объём — 50 мл.

      • Коктейль

        • Позиция меню: «Джин-тоник»

        • Состав:

          • Джин — 50 мл

          • Тоник — 200 мл

          • Лайм — 1 кусочек


      💡При необходимости включите настройку «Подакцизный товар» для позиции меню в Restik. Эта настройка не влияет на работу с ЕГАИС, но обязательна по требованиям 54-ФЗ: все коктейли и напитки с содержанием этилового спирта более 0,5% должны отражаться в фискальном чеке с признаком «подакцизный товар».

Готово. Теперь интеграция настроена и вы можете работать с ЕГАИС в Restik.

Ежедневная работа с ЕГАИС в Restik + DocsInbox

Подготовка перед сменой

Перед началом работы нужно отсканировать бутылки, из которых планируется наливать алкоголь в течение смены.

  • Делается это в мобильном приложении DocsInbox в разделе «Торговый зал».

  • Список можно пополнять и редактировать в течение дня.

  • Сканирование выполняется заранее при выносе бутылок в бар, а не при каждой продаже.

Продажа алкоголя

Бармен и кассир работают как обычно: продают позиции через Restik POS, дополнительных действий не требуется. Restik автоматически передаст данные в DocsInBox, который сам подберет марки и отправит списания в ЕГАИС.

  • Чистый алкоголь (рюмка, бутылка)

    • При закрытии чека Restik POS автоматически передаёт данные в DocsInbox.

    • DocsInbox автоматически подберет подходящую бутылку в «Торговом зале» для списания.

    • DocsInbox формирует чек списания и отправляет его в ЕГАИС через УТМ.

    • Одновременно печатается QR-код ЕГАИС и подпись, которые нужно выдать гостю вместе с фискальным чеком (требование 171-ФЗ, ст. 10.1). QR-код не печатается, если УТМ не работал в момент продажи.
      ​

  • Коктейли, блюда, заготовки

    • При закрытии чека Restik POS автоматически передаёт данные в DocsInbox.

    • DocsInbox автоматически подберет подходящую бутылку в «Торговом зале» для списания.

    • Списание происходит по акту списания с указанием объёма пролива и использованных марок.

    • Акты формируются автоматически на основе техкарт ваших позиций меню, которые Restik загрузил в DocsInbox.

    • Документы отправляются в ЕГАИС раз в сутки, не позднее следующего рабочего дня.

    • QR-код в чеке при этом не печатается.
      ​

  • Пиво

    • В момент продажи пива кассир просто формирует обычный чек, как на любой неалкогольный товар.

    • Данные о реализации не попадают в ЕГАИС через Restik POS, как это происходит с крепким алкоголем или коктейлями. Интеграция в этом случае не требуется.

    • Списывать пиво нужно вручную через интерфейс DocsInbox.

Важные детали

  • Информация о продаже передаётся в ЕГАИС только при фискализации чека (данные включают номер чека, смены и серийный номер ККТ). Если чек не был фискализирован — информация в ЕГАИС не уходит.

  • Все документы (чеки списания и акты) создаются только после фискализации чека в Restik POS.

  • Чистый алкоголь нельзя списывать задним числом, только в момент продажи. Коктейли и блюда с алкоголем можно списать общим актом до конца суток.

Ответы на частые вопросы

Будет ли в ЕГАИС списываться алкоголь из модификаторов?

Нет. Если алкоголь добавлен в модификатор, который меняет состав блюда (например, выбор количества шотов настоек или объёма напитка), то данные для списания не будут передаваться в ЕГАИС.

Причина: модификаторы не поддерживаются DocsInbox и работают только через техкарту (состав блюда).

Чтобы списание алкоголя происходило корректно, перенесите алкогольные позиции из модификаторов в состав блюд.

Как взаимодействуют ККТ и ЕГАИС?

ККТ напрямую не взаимодействует с ЕГАИС.

Все списания проходят через УТМ (универсальный транспортный модуль).
Схема работы выглядит так:

  1. При закрытии или возврате чека приложение Restik POS передаёт данные в DocsInbox.

  2. DocsInbox отправляет данные в ЕГАИС через УТМ.

Таким образом, ККТ фиксирует продажу для ФНС, а ЕГАИС получает информацию о движении алкоголя отдельным каналом — через DocsInbox и УТМ.

Как часто Restik POS загружает информацию об алкогольных позициях?

Если вы изменили настройки, связанные с алкоголем:

  • пересопоставили номенклатуру,

  • обновили техкарту,

то Restik POS обновит информацию о том, какие позиции считаются алкогольными, в течение 5 минут после внесённых изменений.

К кому обращаться в случае вопросов или проблем?

При работе с ЕГАИС могут возникнуть разные типы вопросов. Чтобы быстрее получить помощь, ориентируйтесь на следующее:

  • В поддержку Restik — если вопрос связан с интеграцией Restik и DocsInbox:

    • как Restik передаёт данные в DocsInbox,

    • проблемы при закрытии или возврате чека,

    • ошибки при работе в Restik POS.

  • В поддержку DocsInbox — если вопрос касается:

    • законодательных нюансов работы ЕГАИС,

    • личного кабинета DocsInbox,

    • любых задач по ЕГАИС, не связанных напрямую с Restik.

Не переживайте, если обратитесь не по адресу: команда Restik или DocsInbox переадресует ваш запрос в нужную поддержку.

Где можно узнать больше о работе с ЕГАИС в DocsInbox?

Больше подробностей о работе с ЕГАИС в DocsInbox можно узнать в официальной документации:

Возможные ошибки отправки данных в DocsInbox

Сетевые ошибки передачи данных в DocsInbox

Такие ошибки могут показываться во время фискализации (закрытия) чека в Restik POS или при возврате чека, в котором есть алкоголь. Так как передача данных в DocsInbox происходит через интернет — для корректной работы необходимо стабильное подключение.

Примеры таких сообщений об ошибке:

  • «Превышено время ожидания ответа от DocsInbox»

  • «Вероятно, соединение с интернетом прервано»

  • «Превышен лимит времени на запрос»

Такие ошибки означают, что Restik POS не смог отправить данные в DocsInbox из-за проблем с сетью.

Что проверить в первую очередь:

  1. Убедитесь, что интернет подключен и оплачен.

  2. Откройте в браузере несколько сайтов — если они не открываются, проблема точно в интернете.

  3. Отключите VPN или прокси, если они используются.

  4. Проверьте работу роутера и стабильность Wi-Fi.

  5. Попробуйте подключиться к другой сети: например, если используйте Wi-Fi, переключитесь на мобильную сеть и наоборот.

В окне ошибки доступны кнопки:

  • «Повторить попытку отправки» — система попробует снова передать данные в DocsInbox.

  • «Не отправлять данные в DocsInbox» — при выборе этого варианта данные не уйдут в DocsInbox и, соответственно, не попадут в ЕГАИС. В этом случае QR-код ЕГАИС не будет напечатан.

Если вы выбрали «Не отправлять», остатки алкоголя позже можно будет скорректировать через инвентаризацию в личном кабинете DocsInbox.

Ошибка «Невалидный статус заказа»
​

На данный момент DocsInbox не поддерживает работу с функцией «фискальный чек до оплаты». Если чек был фискализирован, затем отменён и снова фискализирован — возникнет эта ошибка. В этом случае данные в DocsInbox отправлять не нужно: пропустите отправку, а остатки алкоголя скорректируйте позже через инвентаризацию в личном кабинете DocsInbox. В будущем, после добавления поддержки на стороне DocsInbox, эта ошибка исчезнет.

Ошибка «SALE_RECEIPT_NOT_EXISTS»


​

Такая ошибка может появиться при возврате чека в Restik POS, в котором есть алкоголь. Она значит, что в момент фискализации этого чека — информация о продаже не была передана в DocsInbox. Это могло произойти из‑за ошибки отправки (например, не было интернета) или потому, что на момент продажи позиции не распознавались как алкоголь (в личном кабинете DocsInbox не было сопоставления). Поэтому теперь оформить возврат в ЕГАИС через DocsInbox не получится. Пропустите отправку, чтобы скрыть ошибку, а остатки алкоголя скорректируйте позже через инвентаризацию в личном кабинете DocsInbox.

«Ошибка запроса данных ККТ» или «Не удалось получить данные с кассы»

Такая ошибка может появиться в момент закрытия чека с алкоголем в приложении Restik POS.

Для корректной передачи данных в DocsInbox и ЕГАИС Restik должен получить от кассы:

  • номер чека,

  • номер смены,

  • серийный номер кассы.

Эти данные запрашиваются у кассового аппарата (АТОЛ или Эвотор, в зависимости от того, где установлено приложение). Если получить данные не удалось, возникает ошибка, и информация не будет отправлена в DocsInbox и ЕГАИС. В этом случае:

  1. Проверьте подключение к кассе.

  2. Перезагрузите кассовый аппарат.

  3. Повторите попытку отправки.

Ошибка «Недостаточно объема для блюд: ... . Отсканируйте бутылки в торговый зал.»

Такая ошибка может возникать в момент закрытия чека с алкогольными позициями в приложении Restik POS. Она означает, что DocsInbox не смог найти нужный объём алкоголя в «Торговом зале» для списания.

Что проверить:

  1. Объём в «Торговом зале» (DocsInbox)

    • Зайдите в торговый зал в DocsInbox и убедитесь, что по указанной позиции есть достаточный объём.

    • Если объёма меньше, чем нужно, отсканируйте дополнительную бутылку.

  2. Сопоставление номенклатуры (DocsInbox)

    • Проверьте, что все алкогольные позиции сопоставлены корректно.

    • При необходимости пересопоставьте нужную номенклатуру.

  3. Позиции меню и состав (Restik)

    • Убедитесь, что в составе позиции меню указаны правильные объёмы и верные позиции.

    • Если нашли ошибку — исправьте её.

    • Restik автоматически передаст обновлённые данные в DocsInbox в течение 10 минут. После этого повторите закрытие чека.

Если после проверки и исправлений ошибка сохраняется — обратитесь в техническую поддержку DocsInbox.

Ошибка «Чек не был отправлен»

Эта ошибка может появиться при закрытии или возврате чека с алкогольными позициями в приложении Restik POS.

Причина:

  • Restik успешно передал данные в DocsInbox,

  • но DocsInbox не смог отправить информацию в ЕГАИС из-за технических проблем.

Что делать:

Другие статьи по теме
Товары и блюда
Работа с маркированными товарами
Интеграция с Эвотор
Интеграция с DocsInbox: возможности и подключение
Интеграция с «Меркурий»
Нашли ответ на свой вопрос?